Sincronizar Agendas (Calendários) em múltiplos dispositivos via CalDav

O protocolo CalDav é usado para integrar, compartilhar e sincronizar agendas (calendários) em quaisquer programas compatíveis com o protocolo, como Outlook, Thunderbird, Celulares e Tablets com Android ou iPhone/iPad e outros.

Com ele, além de possuir uma agenda unificada em todos os dispositivos que você utiliza, tem a possibilidade de enviar e receber convites externos ao próprio e-mail, os chamados “invites”.

Após configurar em seu e-mail, você vai poder agendar um evento e enviar convites para quem você quiser. Os destinatários que usam e-mail Hotmail, Gmail ou soluções corporativas (como Exchange, GSuite, Office365, Notes, etc) poderão responder ao seu convite e vice-versa, podendo gerenciar os convites (invites) tanto pelo webmail como pela interface direta em seu aplicativo de e-mail (Outlook, Thunderbird ou ainda pelo Celular).

Nota: Existem vários outros recursos também como compartilhamento de agenda com colegas de trabalho (você pode compartilhar sua agenda com sua secretária por exemplo, definindo o tipo de acesso que ela pode ter, total, apenas leitura, etc). Veja detalhes dos outros tipos de acesso (não CalDav) em https://specialist.srv.br/webmail-novos-recursos-corporativos/ pois dependendo do caso existem alternativas mais simples para compartilhar a agenda. O uso do CalDav é voltado para quem precisa de acesso bidirecional a agenda, ou seja, você pode criar no Outlook, alterar pelo Webmail e excluir pelo celular o mesmo evento, pois ficam todos sincronizado.

Vale lembrar que esse recurso de calendário é um plus que trazemos, pois são raras as empresas que dão essa funcionalidade em um serviço de hospedagem de e-mails, normalmente somente as soluções corporativas que a possui (e que custam muito mais).

Para passar a usar o CalDav, basta ativar a solução e depois fazer o cadastro em seu programa de correio ou no celular, como segue abaixo:

1- Ativando a função de Calendário / Agenda

Dentro do webmail, clique em “Agenda”.

O serviço de agenda será carregado em seu usuário e estará pronto para usar via webmail.

Com essa etapa concluída, você já pode montar sua agenda, criando seus compromissos e tudo mais. Você pode até mesmo já enviar convites para outras pessoas ou aceitar convites de terceiros (mas via webmail apenas, por enquanto).

Para usar em outros programas (como Outlook, Thunderbird, ou no Celular) você precisa concluir as etapas 2 e 3 abaixo.

2- Ativando a função de CalDav

Estando dentro do item Agenda, na lista de Agendas, onde mostra “Agenda Padrão” (você pode criar outras agendas, se desejar), clique em “Editar” (ícone de um lápis), conforme imagem abaixo.

Sincronizar Agendas (Calendários) em múltiplos dispositivos via CalDav 1

A seguir clique em “CalDav – Sincronia com Outlook/Celulares/etc”, conforme imagem abaixo.

Sincronizar Agendas (Calendários) em múltiplos dispositivos via CalDav 2

No campo “Nome”, dê um nome a sua conexão CalDav. Nossa recomendação é para você usar o mesmo nome da agenda, neste exemplo, “Agenda Padrão”, isso facilitará no futuro caso tenha múltiplas agendas (pessoal, trabalho, compartilhada, etc).

E no campo “Senha” defina uma senha com 10 caracteres, não use a mesma senha de seu e-mail, crie uma nova, com letras e números.

Anote em um papel essa senha, pois você usará no item 3.

Caso você forneça o acesso a essa agenda para sua secretária, por exemplo, mas não queira que ela edite/altere seus eventos, marque a opção “Somente leitura”, assim ela poderá ver seus compromissos mas não poderá alterá-los. Note que para acesso como visualizador apenas (sem poder alterar os eventos) a solução simplificada citada em https://specialist.srv.br/webmail-novos-recursos-corporativos/ (como modo 3) já lhe atende.

Clique em “Adicionar”.

Será exibido algumas informações que você deverá anotar. Selecione o texto e copie e cole em um bloco de notas, por exemplo. Você precisará desses dados para o item 3. São eles, “URL Curta”, “URL Longa” e “Usuário”. A “Senha” você já anotou quando a criou nos procedimentos acima.

Clique no “salvar” no final da tela (não esqueça). Um exemplo dessa tela está abaixo.

Sincronizar Agendas (Calendários) em múltiplos dispositivos via CalDav 3

Desta forma sua agenda estará apta para conversar com seu programa de e-mail preferido ou mesmo via celular. Siga os procedimentos do item 3 para o programa desejado e já saia usando a ferramenta.

3- Fazendo o cadastro em seu programa de e-mail ou no celular

Antes de configurar seu Outlook, Thunderbird ou Celular com sua agenda, certifique-se que seu e-mail esteja configurado e funcional (você consegue enviar e receber e-mails por ele). Caso contrário, poderá ocorrer problemas na Agenda.

Como essa etapa depende do programa usado, para não ficar confuso e muito longo esse tutorial, vamos dividir por programa, clique na opção desejada.

Estes são os programas e celulares mais comuns hoje em dia, porém a solução pode funcionar normalmente em outros não citados aqui, basta ver se a aplicação desejada suporta CalDav. Se suportar, é provável que basta você cadastrar usando a “URL Curta”, mas caso dê erro, tente com a “URL Longa”, não tem problemas testar com um e depois com o outro.

4- Convidar e ser convidado para eventos

Um dos maiores usos da Agenda, além é claro de organizar seu dia, é poder enviar convites (invites) para um determinado evento ou compromisso e receber convites de terceiros, seja de colegas de trabalho ou de fornecedores e clientes.

Nossa solução contempla o envio dos convites (invites) pelo servidor diretamente.

  • No webmail, o controle é 100% automático;
  • Nos celulares Android ou iPhone, também é automático, basta criar o evento com os endereços de emails dos convidados, que eles receberão as notificações;
  • No Outlook ou Thunderbird, ao criar o evento com convidados, lembrar de clicar no enviar, para que eles recebam as notificações. Se você clicar apenas no salvar (sem enviar) os eventos serão salvos na sua agenda mas os convidados não serão notificados.
  • No Thunderbird, na configuração da agenda, certificar-se que a opção “Prefer client-side email scheduling” NÃO esteja marcada (isso consta no manual acima, mas pode ter passado desapercebido);
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