Webmail novos recursos Corporativos

A partir de Março de 2020, nossos servidores de e-mails agora suportam o protocolo CalDav, usado para integrar, compartilhar e sincronizar agendas (calendários) em quaisquer programas compatíveis com o protocolo, como Outlook, Thunderbird, Celulares e Tablets com Android ou iPhone/iPad e outros.

Com ele, além de possuir uma agenda unificada em todos os dispositivos que você utiliza, tem a possibilidade de enviar e receber convites externos ao próprio e-mail, os chamados “invites”.

Isto significa que agora você pode agendar um evento e enviar convites para quem você quiser. Os destinatários que usam e-mail Hotmail, Gmail ou soluções corporativas (como Exchange, GSuite, Office365, Notes, etc) poderão responder ao seu convite e vice-versa, podendo gerenciar os convites (invites) tanto pelo webmail como pela interface direta em seu aplicativo de e-mail (Outlook, Thunderbird ou ainda pelo Celular).

Vale lembrar que esse recurso de calendário é um plus que trazemos, pois são raras as empresas que dão essa funcionalidade em um serviço de hospedagem de e-mails, normalmente somente as soluções corporativas que a possui (e que custam muito mais).

Como essa solução contempla vários níveis de compartilhamento e sincronização, abaixo vamos destacar cada uma delas, com exemplos.

1- Sincronização via CalDav com Outlook, Thunderbird e celulares (Android ou iPhone).

Como esse é o recurso principal que estamos entregando e o mais completo, pois permite acesso bidirecional à agenda, ou seja, você pode criar no Outlook, alterar pelo Webmail e excluir pelo celular o mesmo evento, pois ficam todos sincronizados, criamos uma página a parte explicando como usar. Veja em https://specialist.srv.br/calendarios-agendas-em-multiplos-dispositivos/

2- Compartilhamento de Agenda com outros usuários no Webmail

Para quem quer compartilhar a agenda com quem usa o Webmail apenas, basta ir em Agenda, Editar Agenda (ícone de um lápis ao lado da “Agenda Padrão” ou o nome que você usou na Agenda).

Na janela que abrir, basta clicar na aba “Compartilhar” e colocar o endereço da pessoa que irá ter acesso a sua agenda. Escolhendo ao lado o tipo de acesso (ver abaixo os tipos) e clicando no Compartilhar.

Os tipos de acesso são:

  • Compartilhar: Essa opção permite que a pessoa que está recebendo o acesso possa compartilhar novamente sua agenda com outros. Não recomendado.
  • Publicar Agenda: Essa opção permite que a pessoa que está recebendo o acesso possa criar links .ICS (item 3 abaixo). Não recomendado.
  • Editar eventos: Essa opção permite que a pessoa que está recebendo o acesso tenha permissão de editar seus compromissos. Use caso ela puder realizar tais edições (incluindo adicionar novos eventos, deletar, etc). Se ela puder apenas visualizar seus compromissos mas não puder editar, deixe desmarcado essa opção.
  • Ver detalhes: Essa opção permite que a pessoa veja os compromissos com todos os detalhes, como assunto, local, etc. Caso você queira que ela apenas saiba se você está livre ou ocupado, desmarque essa opção. Note que se ela não puder ver os detalhes, automaticamente ela não poderá editar também.
  • Notificação: Essa opção envia um e-mail a pessoa informando que ela recebeu o acesso de sua agenda. Recomendado ativar sempre.

Caso você queira compartilhar a agenda mas a pessoa só use Outlook (ou Thunderbird, Celular ou outro) você precisará usar a solução 1 acima para acesso completo ou a solução 3 abaixo para acesso simplificado.

3- Compartilhamento de Agenda simplificado com Outlook, Thunderbird, celulares (somente leitura)

Para quem quer compartilhar a agenda com quem usa aplicativos como Outlook ou outro, mas que a pessoa só precise visualizar os itens, basta ir em Agenda, Editar Agenda (ícone de um lápis ao lado da “Agenda Padrão” ou o nome que você usou na Agenda).

Na janela que abrir, basta clicar na aba “Publicar agenda (gerar .ICS)” e clique no link desejado. São eles:

  • Gerar .ICS de toda a agenda (com detalhes): Com essa opção você gerará uma URL de sua agenda no formato .ics contendo toda a sua agenda com detalhes (assunto, local, detalhes, etc). Anote a URL.
  • Gerar .ICS de toda a agenda, somente com informações de Livre ou Ocupado: Com essa opção você gerará uma URL de sua agenda no formato .ics contendo a sua agenda apenas com informações de LIVRE ou OCUPADO, ou seja, sem detalhes do tipo de evento. Anote a URL.

Com a URL anotada, você pode importá-la no Outlook ou Thunderbird ou quaisquer outro programas compatíveis com .ics.

No Outlook basta ir na agenda e ir em “Adicionar agenda” e escolher “Via internet”. No campo que abrir basta colocar o endereço todo copiado da URL que você anotou acima e concluir, será aberta a sua agenda, conforme opção feita, com detalhes totais ou apenas informação de livre/ocupado, para que a pessoa possa consultar.

Caso você queira que a pessoa tenha acesso para editar, excluir, etc você precisa usar a função CalDav acima (item 1).

Exemplos de Situações

  • Se você quer que sua secretária, que utiliza o webmail apenas, tenha acesso a sua agenda somente para visualizar itens ou para edição completa, use o modo 2, na ativação deste você definirá o tipo de permissão no acesso.
  • Já se você for compartilhar a agenda com sua secretária mas esta usar o Outlook e querer apenas visualizar os itens, seja completos ou apenas como “livre/ocupado”, use o modo 3, mas se ela precisar editar (adicionar, alterar, excluir), usar o modo 1.

Note que tanto faz se você próprio usa apenas o webmail ou programas de e-mails, o que importa nestes casos é o que a pessoa que vai receber o acesso de sua agenda utiliza.

Já para você mesmo ter acesso completo a agenda em múltiplos dispositivos, a solução ideal é a do modo 1 acima.

Outros Recursos

  • Calendário dos feriados nacionais do Brasil e diversos outros países. Basta ir em Agenda, clicar no Adicionar (ícone de um lápis) e selecionar “Adicionar feriados na Agenda”. Será aberto a lista dos países suportados, basta localizar o Brasil (ou outro, que for desejado) e clicar no Adicionar. Será dado opção também de selecionar Feriados Religiosos.
  • Adicionar uma outra agenda do google. Caso você tenha outra agenda google de acesso geral (acesso pública), como eventos, feriados, etc, basta ir em Agenda, “Adicionar Agenda do Google”, dar um nome a ela e colocar o ID da agenda (pego na configuração da agenda no google).
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