Meu email está dando overquota, o que eu faço?

Se as pessoas que lhe mandam email, recebem de volta esse erro, isso indica que sua conta está lotada.

A única exceção seria se você tivesse acabado de criar o email pelo PDC (painel de controle) e já tentou enviar um email para ele. Os emails criados pelo PDC ficam com zero de espaço até ser acessado (seja via aplicativo como o outlook ou thunderbird ou via webmail), liberando a conta e passando-a para o tamanho padrão.

Fora isso, o erro indica mesmo que sua caixa postal está lotada.

Se você usa IMAP, todos os emails que estão em seu outlook (ou outro programa) ficam também no servidor, ocupando espaço. Neste caso você precisa deletar emails antigos, principalmente os com anexos grandes, para liberar espaço.

Você pode acompanhar o processo pelo webmail, o qual informa no canto inferior esquerdo da janela, o espaço em uso e livre. Lembrando apenas que a alteração na quota não é instantânea, ou seja, após deletar os emails (seja via outlook, webmail ou outro), aguarde alguns minutos e verifique a alteração no espaço livre disponível.

Caso você for um usuário administrativo, você pode acompanhar pelo PDC também o espaço em uso e o total da conta, lá é instantâneo.

Só cuidado que ao deletar um email do webmail (por exemplo) você estará deletando o mesmo no outlook, no celular e em todos os lugares que você acessa a conta, devido a sincronia (IMAP) que existe.

Já caso se você usar POP3, por padrão o Outlook (ou outro) apenas baixa os emails da caixa de entrada e deleta do servidor. Porém é comum estar configurado para ele reter os emails no servidor. Reveja essa configuração (dentro de seu outlook) se não está para “sempre”. O ideal neste caso é reter por 7 ou 10 dias por exemplo, a fim de você ter acesso aos emails recentes pelo webmail ou celular, quando estiver longe de seu micro/outlook.

Caso não esteja com essa opção de retenção selecionada, abra o webmail e verifique o tamanho das pastas (clicando no “Ver Tamanho” na barra com os botões na tela principal). Pode ser que embora você baixe os emails da caixa de entrada, tem alguma regra no webmail que está movendo os spams para uma pasta à parte e fica lá, ocupando espaço (além de você nem ficar sabendo dos emails). Neste caso limpe (após verificar se são mesmo spams) a pasta spam e/ou verifique demais pastas (como itens enviados, etc) e veja as regras (filtros) que podem estar gerando isso, lá no webmail.

É bom confirmar também se não existem pastas ocultas ocupando espaço, pode ser que você usou por um tempo um Outlook ou outro e este criou uma pasta nova como “Itens Enviados” ao invés de usar a atual “Enviados” ou outras pastas. Para isso vá em Config, Pastas. E veja se todas as pastas que aparecem estão selecionadas para exibição. As que não estiverem, selecione. Volte depois ao Email e veja novamente o tamanho das pastas. Pode estar aí o espaço consumido à toa.

E é claro, para todos os casos, você ainda pode contratar um upgrade de conta, ampliando a capacidade de seu email, dobrando, triplicando ou até aumentando em 10x seu tamanho. Veja opções em https://specialist.srv.br/hospedagem-de-sites-e-e-mails-servicos-extras/

E caso queira conhecer mais detalhes sobre as formas de acessar os emails e suas principais diferenças e vantagens, veja a página Webmail, POP3 ou IMAP?

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