Resposta automática (ou Mensagem de Férias)

Existem três formas de realizar a configuração de resposta automática (conhecida também como Mensagem de Férias, a mais simples e usual e duas mais completas com muito mais recursos.

1- Via PDC (Painel de Controle)

(opção válida tanto para o Usuário como para o Admin do Domínio)

Essa é a forma mais comum e simplificada, normalmente atende às necessidades do usuário, sem gerar dúvidas.

Basta entrar no PDC e clicar em “Ativar / Desativar Mensagem de Férias”, um dos primeiros links de cima para baixo.

Coloque seu e-mail e sua senha e clique em “entrar”.

Na página que se abrir basta ativar a opção “Ativar mensagem de férias”, definir o assunto da mensagem em “Assunto da mensagem de férias” e escrever sua mensagem de férias propriamente dita em “Mensagem de férias”. Clique no “Modificar conta” e estará salvo. Depois basta clicar no “Sair”.

Faça um teste, envie um e-mail para você e veja se voltou sua mensagem.

Atenção: para evitar avalanche nas respostas, gerando problemas com o destinatário, o sistema envia apenas UMA mensagem de férias por dia e por pessoa, ou seja, após alguém lhe enviar um email e receber de volta a mensagem de férias, os próximos e-mails que essa mesma pessoa lhe enviar, não receberão a mensagem de férias novamente. Lembre-se disso quando estiver testando, enviando de você para você, somente o primeiro que você receberá no mesmo dia.

Na mesma tela de configuração de resposta automática, você ainda pode configurar um email que irá receber as mensagens na sua ausência, colocando o endereço da pessoa (seu colega de trabalho que ficou no seu lugar por exemplo) no campo “Redirecionar mensagens para”.

Caso você queira redirecionar a mensagem mas guardar para você para posterior leitura (quando voltar de férias por exemplo), você pode marcar a opção “E manter mensagem nesta caixa também”, lembrando apenas que se seu e-mail lotar, as mensagens voltarão ao remetente informando que sua caixa está cheia (e não serão nem enviadas ao endereço cadastrado no “Redirecionar mensagens para”).

Para desativar o redirecionamento, basta marcar depois a opção “Sem Redirecionamentos ou Exclusões”, assim como para desativar a mensagem de férias basta tirar o X da opção “Ativar mensagem de férias”. Lembrar de clicar no “Modificar conta” para salvar a configuração.

Nota: O Administrador do domínio (que possui a senha de admin do PDC) consegue editar as mensagens de férias de todos os usuários assim como desativar ou refazer redirecionamentos e outros, caso for necessário.

2- Via Webmail – NOVA OPÇÃO

(opção válida apenas para o Usuário)

Nesse caso, a opção de mensagem de férias é mais completa, dando-lhe mais opções de como fazer, porem fica restrita ao usuário, ou seja, o Admin do domínio NÃO consegue editar, exibir ou remover a mensagem de férias pelo PDC, somente o próprio usuário logado no webmail.

Dentro do Webmail, clique em “Config” e depois em “Fora do Escritório”.

Observação: NÃO clique em “Respostas”, essa opção é para respostas rápidas no e-mail (enquanto você o usa), e não para mensagem de férias em sua ausência. Explicações sobre essa funcionalidade está em https://specialist.srv.br/respostas-rapidas/

No campo “Assunto”, coloque o assunto do email a ser enviado.

No campo “Conteúdo”, coloque sua mensagem de férias desejada.

Selecione o período que você estará de férias, colocando o tempo inicial e final para que a mensagem acima seja enviada, sendo desativada depois automaticamente.

Em “Estado” coloque LIGADO.

Deixe em BRANCO o campo “Responder endereço do remetente”.

Você pode deixar em BRANCO também o campo “Meus endereços de e-mail”. Porém caso tenha múltiplas identidades e apelidos, você PRECISA clicar no campo “Preencher com todos os meus endereços” para ele auto popular os campos com seus endereços de emails. Isso é necessário caso você tenha apelidos na sua conta, caso contrário quem enviar mensagem a um de seus apelidos não irá receber a auto-resposta. Note que se você tem apelido, o mesmo PRECISA estar cadastrado em uma identidade (em “Config”, “Identidades”), mesmo que você não a use para enviar e-mails, apenas para recebe-los.

No campo “Intervalo de resposta”, coloque 1. Esse será o tempo mínimo entre disparos para um mesmo endereço que se comunicar com você. Ou seja, estando com 1, quer dizer que quando alguém lhe enviar uma mensagem, o sistema enviará de volta sua mensagem, porém caso a pessoa enviar outra mensagem no mesmo dia, o sistema não vai enviar novamente a mensagem de férias, somente no segundo dia em diante que ele avisaria novamente que você está de férias. Isso serve para evitar problemas com o destinatário, lembre-se que ele pode estar com a caixa cheia e viraria uma avalanche de trocas de mensagens (ele envia para você uma mensagem, você envia a resposta automática, se a conta dele estiver cheia, ele devolve para você avisando que está lotado e você enviaria novamente a mensagem de férias para ele, gerando novamente erro por estar lotado, voltando de novo para você, e assim por diante, em um loop “sem fim”). Por isso a “Periodicidade de envio” deve ser sempre 1 ou mais (2 ou 3 é usual também, caso você receba muitos e-mails, mas 1 é o padrão de todos os sistemas e é a nossa recomendação).

Caso você possua filtros de mensagens, irá aparecer o campo “Colocar a regra fora-de-escritório após”, deixe o padrão já pré-selecionado ou marque manualmente a primeira regra da lista. Esse campo pode ser útil caso você queira que a regra de mensagem de férias seja enviada somente após alguns filtros, não enviando a mensagem para todos os usuários.

E em “Ações para mensagens recebidas”, deixe como “Manter” caso queira manter as mensagens reecebidas para você ver depois quando voltar de férias ou selecione “Redirecionar para” para enviar as mensagens recebidas para outro colega (por exemplo) durante sua ausência. Você pode optar também pela “Enviar cópia para”, para que as mensagens recebidas sejam encaminhadas para outro usuário enquanto você está ausente mas mantendo uma cópia dela para você rever quando voltar de suas férias.

Caso usar a opção de “enviar cópia para” ou “redirecionar para”, certifique-se que o TI de sua empresa já não configurou esse redirecionamento direto pelo PDC, pois pode gerar conflito ou mensagens duplicadas no destinatário neste caso.

3- Via Webmail – Opções Avançadas

(opção válida apenas para o Usuário)

Nesse caso, a opção de mensagem de férias é mais completa, dando-lhe mais opções de como fazer, porem fica restrita ao usuário, ou seja, o Admin do domínio NÃO consegue editar pelo PDC, exibir ou remover a mensagem de férias, somente o próprio usuário logado no webmail.

Dentro do Webmail, clique em “Config” e depois em “Filtros”.

Observação: NÃO clique em “Respostas”, essa opção é para respostas rápidas no e-mail (enquanto você o usa), e não para mensagem de férias em sua ausência. Explicações sobre essa funcionalidade está em https://specialist.srv.br/respostas-rapidas/

Após ter clicado em “Filtros” clique em “Criar”, do lado superior direito.

Coloque um nome para o filtro, pode ser algo como “Mensagem de férias”.

Mantenha ativado o “Filtro ativo” (por padrão ele já fica ligado, não desligue).

Em “Escopo” coloque “Todas as Mensagens”.

Em “Ações” selecione “Responder com mensagem”.

No campo “Corpo da mensagem (motivo de férias)”, coloque sua mensagem de férias desejada.

Em “Título da mensagem”, coloque o assunto das mensagens (algo como “Estou de férias…”)

Deixe em BRANCO o campo “Responder endereço do remetente”.

Você pode deixar em BRANCO também o campo “Meus endereços de e-mail”. Porém caso tenha múltiplas identidades e apelidos, você PRECISA clicar no campo “Preencher com todos os meus endereços” para ele auto popular os campos com seus endereços de emails. Isso é necessário caso você tenha apelidos na sua conta, caso contrário quem enviar mensagem a um de seus apelidos não irá receber a auto-resposta. Note que se você tem apelido, o mesmo PRECISA estar cadastrado em uma identidade (em “Config”, “Identidades”), mesmo que você não a use para enviar e-mails, apenas para recebe-los.

No último campo “Periodicidade de envio”, coloque 1. Esse será o tempo mínimo entre disparos para um mesmo endereço que se comunicar com você. Ou seja, estando com 1, quer dizer que quando alguém lhe enviar uma mensagem, o sistema enviará de volta sua mensagem, porém caso a pessoa enviar outra mensagem, no mesmo dia, o sistema não vai enviar novamente a mensagem de férias, somente no segundo dia em diante que ele avisaria novamente que você está de férias. Isso serve para evitar problemas com o destinatário, lembre-se que ele pode estar com a caixa cheia e viraria uma avalanche de trocas de mensagens (ele envia para você uma mensagem, você envia a resposta automática, se a conta dele estiver cheia, ele devolve para você avisando que está lotado e você enviaria novamente a mensagem de férias para ele, gerando novamente erro por estar lotado, voltando de novo para você, e assim por diante, em um loop “sem fim”). Por isso a “Periodicidade de envio” deve ser sempre 1 ou mais (2 ou 3 é usual também, caso você receba muitos e-mails, mas 1 é o padrão de todos os sistemas mesmo).

Selecionando as Opções Avançadas – POR DIA, HORA, PERÍODO, ORIGEM, ASSUNTO, ETC

Com a forma acima, seguindo apenas o descrito, a funcionalidade da mensagem de férias terá o mesmo propósito do que a realizada via PDC. Mas caso precise, você conta com uma gama de opções, por exemplo:

No campo “Escopo” ao invés de estar selecionado “Todas as Mensagens”, você pode marcar “casando todas as seguintes regras” que ele irá ativar um novo campo chamado “REGRAS”.

Neste campo você pode, por exemplo, selecionar “Data atual”, ao lado selecionar “data (aaaa-mm-dd)”, ao lado selecionar “valor é maior ou igual a” e escrever “2020-06-01” (sem as aspas e no formato “ano ífem mês ífem dia”, com 4 dígitos o ano e 2 dígitos para o mês e o dia)

Clicar no + ao lado para ele ativar outra regra. Repetir o processo acima mas deixando como “valor é menor ou igual a” e escrever “2020-06-20”.

Com essa opção, sua mensagem de férias seria enviada APENAS se o e-mail vier no período de 1 de junho de 2020 a 20 de junho de 2020.

Assim como você pode criar múltiplas respostas (não necessariamente de férias), casando com datas da semana (quem enviar mensagem no sábado ou domingo pode ter uma resposta específica), ou ainda por períodos do dia (hora), ou dezenas de outras combinações.

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